Monday, May 30, 2011

HARI PERTAMA DI KAMAR PENGETUA

Oleh Yahya bin Zainal Abidin


“Kini umur aku menjangkau 50 tahun, seronok diberi peluang menerajui sekolah. Terus pegang jawatan pengetua sekolah besar di bandar. Pengalaman mentadbir sekolah amat sedikit, mengajar dalam kelas banyaklah. Tak mengapa, aku akan cuba.”
Itulah perasaan saya sewaktu mula menerima surat pelantikan sebagai pengetua di Sekolah Menengah Kebangsaan Abu Bakar, Temerloh pada bulan Februari 2005 yang lalu. Nama popular sekolah ini ialah ABS bermaksud ”Abu Bakar School”. Pada waktu itu saya bertugas di SMK Maran sebagai guru cemerlang Matematik gred DG48. Walaupun gred tidak berubah tetapi tetap seronok mendapat pangkat serta diberi kepercayaan oleh Pengarah Pelajaran Negeri Pahang menerajui sebuah sekolah berjenama.

Timbul pertanyaan bagaimana mahu menggerakkan sekolah yang besar itu? Saya perlu menggunakan peluang sisa perkhidmatan enam tahun ini dengan sebaik mungkin. Ini adalah satu tugas baru yang mencabar. Saya lama bergelumang dengan anak murid di dalam kelas. Namun begitu saya tidak berasa seram kerana ada dua peristiwa lalu yang memberi keyakinan kepada saya.

Pertamanya saya pernah menyertai pasukan hoki SMRK Chenor tahun 1969 berlawan dengan pasukan hoki ABS dan SMK Seri Bahagia di padang sekolah ini. Waktu itu saya belajar di tingkatan tiga. Rupanya pengalaman dalam bidang sukan masa lalu memberi kesan positif yang mendalam. Itulah faedah kita aktif dalam sukan dan kokurikulum sewaktu di bangku sekolah.

Keduanya, saya pernah membentangkan satu kertas kerja berkaitan kelab komputer sekolah peringkat negeri Pahang sekitar tahun 1996 di dewan ABS ini. Bersandarkan dua pengalaman itu, saya berasa yakin untuk menerajui sekolah ini. Saya sama sekali tidak mahu dicap sebagai makan angin sebelum bersara.



Saya terus teringatkan kepada cerita sebuah buku bertajuk My Story tentang seorang konglonmerat. Beliau mengubah dirinya daripada seorang penyenyap kepada seorang yang berani bercakap dengan bahasa yang sopan. Itulah ramuan paling penting hingga berjaya mempengaruhi pekerja hingga kepada pemimpin negara. Saya akan gunakan teknik tersebut sebagai teknik komunikasi berkesan. Saya akan berhadapan dengan guru dan staf sokongan lebih 100 orang. Saya juga akan berhadapan dengan 1200 orang murid. Saya akan berinteraksi dengan mereka, memupuk hubungan kemanusiaan dengan mereka serta mempengaruhi mereka untuk melakukan tugas hingga tercapainya matlamat sekolah itu nanti. Saya anggap tugas ini adalah seni mengurus yang melibatkan kegigihan, keberanian dan daya kreatif.

Saya berfikir apakah persediaan sebelum melangkah masuk ke kamar pengetua? Menurut kajian Mintzberg, hampir 70 peratus masa pengetua melaksanakan aktiviti bermasyarakat dan berkomunikasi. Pengetua didapati banyak menghabiskan masa berinteraksi dengan orang di sekelilingnya. Pengetua perlu mahir berkomunikasi, mesra dan mudah didekati (Smeltzner, 2000).

Saya mesti mengatur strategi pantas untuk mengenali semua guru dan staf sokongan. Apabila telah mengingati nama mudahlah berbual dan berbincang dengan mereka. Saya mahu gembelingkan tenaga melaksanakan kerja bersama-sama menggerakkan aktiviti membaca. Aktiviti membaca akan melahirkan pelajar yang cemerlang. Sebagai seorang ketua, saya mesti mencari jalan agar saya dihormati. Oleh itu saya akan gunakan kuasa kepakaran untuk membimbing guru-guru. Apabila sudah rapat dengan mereka, barulah saya menjenguk mereka ketika mengajar di dalam kelas.

Saya mahu membina keyakinan untuk memantau guru mengajar. Saya juga mahu mendapatkan maklumat daripada pelajar, maka saya perlu kerap berbual dengan mereka. Ini adalah satu cara hendak memenangi hati pelajar. Saya perlu berbincang dengan kelompok guru untuk mengetahui cabaran kerja mereka. Setiap perbincangan akan menghasilkan suatu ketetapan atau aktiviti baru. Saya juga perlu mengingatkan guru yang cuai melaksanakan tugas sesungguh hati. Inilah satu kerja yang mencabar. Waktu untuk saya bertindak sangat terbatas. Oleh itu saya akan menyemak kerja bertulis pelajar. Melalui pemeriksaan buku banyak maklumat yang diperolehi. Saya boleh berbincang dengan guru tentang keperluan memeriksa semula jawapan yang telah dibuat pembetulan.

Dalam mengendalikan guru, saya akan cuba wujudkan suasana, “ Pengetua sukakan guru, guru sukakan murid.”. Jika ini boleh berlaku, senanglah kami mencapai moto AKHLAK MEMBENTUK MANUSIA.

PERSEDIAAN AWAL SEBELUM MELANGKAH MASUK KE SEKOLAH BARU

Ada bakal pengetua tidak sabar untuk menunjukkan kebolehan-nya menguruskan sebuah sekolah. Tanpa melihat sekeliling, terus mengendalikan sekolah mengikut seleranya sendiri. Perlakuan seperti ini boleh mengundang kesukaran. Seorang pengetua yang baru sebaik-baiknya menemui pengetua yang sebelumnya untuk mendapatkan maklumat yang berguna. Pengetua yang lama patut memberi taklimat kepada pengetua yang akan menggantikan beliau. Dalam hal ini, saya sangat beterima kasih kepada puan Minah kerana memberi taklimat kepada saya. Beliau bersama barisan GPK, Ketua Bidang dan Ketua Kerani mengaturkan satu pertemuan dengan saya pada 14 Februari 2005. Proses perubahan kepimpinan ABS berlaku dalam suasana yang paling harmoni. Saya diberi panduan yang cukup untuk meneruskan pelayaran kapal ini. Proses pemindahan kuasa belaku dengan tertib sekali.

Saya tahu tidak semua diceritakan kepada saya. Ada hikmahnya! Itu adalah kebijaksanaan puan Minah. Saya diperkenalkan barisan guru kanan yang akan bekerja bersama saya nanti.

Pengetua yang baru juga sepatutnya mendapatkan nasihat dan pandangan daripada rakan-rakan setugas tentang interaksi antara penegtua dengan guru. Bakal pengetua yang baru perlu membaca buku panduan pengurusan sekolah sebelum melangkah masuk untuk mengetahui matlamat yang hendak dicapai. Pengetua baru mesti menemui Pegawai Pelajaran Daerah. Dapatkan nasihat PPD kerana beliau adalah pegawai atasan yang tahu tentang sekolah di dalam daerahnya. Kejayaan mesti dirancang bermula di sini. Saya sangat berhati-hati dalam situasi ini. Saya takut betis terjerlus dalam perigi buta. Saya juga bimbang kepala saya terlanggar sarang tebuan.

Panduan daripada pengetua lama.
Langkah pertama saya ialah mahu belajar daripada Puan Minah binti Hamzah yang akan dilantik Pegawai Palajaran Daerah di daerah lain. Saya sangat bernasib baik kerana bertemu dengan seorang ketua yang baik hati. Banyaklah panduan yang saya perolehi. Selepas mendengar taklimat daripada puan Minah, saya berasa yakin untuk mengendalikan sekolah ini. Selepas taklimat itu saya selalu juga menelefon beliau untuk mendapatkan panduan. Memang beliau tidak menghampakan saya.


Pandangan rakan setugas.
Sebelum melangkah masuk ke sekolah baru saya perlukan panduan untuk memenangi hati guru. Saya mengambil tindakan untuk mendapatkan pandangan guru perempuan tempat saya bertugas sebelum bertukar ke sekolah baru. Saya berbual-bual dengan sekumpulan guru perempuan di bilik guru. Pandangan mereka sangat perlu kerana kebanyakan guru di sekolah baru adalah wanita. Banyaklah idea dan saranan yang diutarakan, antaranya ialah;

1. Mesra, senyum dan kenal guru sangat bagus tapi ramai yang tidak suka pengetua tahu terlalu banyak hal peribadinya.

2. Elakkan daripada tunjuk minat terhadap orang tertentu. Jangan bercakap dengan yang muda sahaja.

3. Jangan dengar cakap orang tentang peribadi seseorang guru itu. Cuba kenali sendiri. Ini untuk mengelakkan prasangka buruk.

Baca Buku Pengurusan Sekolah 2005.
Sebelum melangkah masuk, saya juga menerima Buku Pengurusan 2005. Terpampang lencana sekolah yang cantik. Motonya ialah “Akhlak Membentuk Manusia”. Apabila saya menyelak beberapa muka ternampak Visi sekolah berbunyi;

“Melahirkan pelajar berketrampilan dalam bidang sains dan teknologi menjelang tahun 2010”.

Bila saya renungkan, ini adalah tugas yang mencabar. Saya bersikap positif terhadap pernyataan visi tersebut. Dalam buku pengurusan itu jelas menyatakan matlamat yang berbunyi;

“Mempastikan pelajar memperoleh ilmu pengetahuan dan segala kemahiaran yang diperlukan bagi membolehkan mereka menghadapi hidup dalam dunia sebenar selepas tamat umur persekolahan. Pendidikan sekolah ini bermatlamat memupuk semangat perpaduan ke arah mewujudkan pelajar yang bersatu padu serta dinamik”.

Saya mula memikirkan bagaimana hendak menggerakkan tenaga guru secara efektif. Tanpa sokongan padu daripada guru semua kemajuan tidak akan tercapai. Pelajar pula perlu diberikan motivasi agar mereka tahu arah tuju dan sanggup melaksanakan tanggungjawab mencari ilmu. Saya perlu ada langkah yang jelas untuk mencapai visi tersebut. Saya meneliti lampiran Headcount 2005. Target keseluruhan PMR 2005 digambarkan Gred Purata Sekolah ialah 2.13. Target keseluruhan SPM 2005 ialah GPS 4.5. Target keseluruhan STPM pula ialah NGMP 3.45. Berkali-kali saya membaca moto sekolah, visi, matlamat dan headcount 2005. Puas juga saya memikirkan apakah langkah yang mesti dilaksanakan agar tindakan itu betul-betul menjadi kenyataan.

Menemui Pegawai Pelajaran Daerah.
Saya mengambil peluang melapor diri kepada Pegawai Pelajaran Daerah. Banyak panduan yang beliau berikan. Antara perkara yang disebut ialah pencapaian peperiksaan sekolah itu yang kurang cemerlang. Saya juga diminta mengambil inisiatif meningkatkan nama sekolah dari segi kejayaan penyertaan dalam kokuikulum. PPD meminta saya memeriahkan sekolah pada waktu petang, hari sabtu dan hari minggu.

Cara yang paling mudah untuk mendapatkan maklumat ialah melalui taklimat daripada pengetua yang lalu. Pengetua baru harus bijak berkomunikasi kerana masa bersama pengetua lama sangat terhad. Ichigen Watanabe (15) mengatakan “Communication must be full, accurate and timely”. Pengetua yang baru perlu menunjukkan sikap ingin belajar daripada pengetua yang lama. Ingat! anda jangan berlagak sebagai pegawai penyiasat. Akibatnya anda akan gagal mendapat maklumat yang berguna. Anda juga jangan malu untuk bertanya. Pengetua lama yang bijak biasanya tidak memberi segala-galanya terutama berkenaan dengan perkara yang negatif tentang seseorang pegawai di bawahnya. Langkah ini memang ada kebaikannya. Pertamanya boleh memberi peluang kepada pegawai yang bermasalah untuk membina azam yang baru dengan pengetua baru. Keduanya ialah pengetua baru tidak dibebani dengan perasangka buruk atau diistilahkan sebagai “Hollow effect”. Saya sangat gembira atas keikhlasan rakan setugas memberi pendapat masing-masing. Banyak pendapat yang mahukan kemesraan dalam interaksi kepada semua dan kewaspadaan. Saya sangat faham maksud tersirat pesanan itu. Ini adalah satu panduan yang sangat berguna. Saya akan praktikkan saranan tersebut.

Pengetua yang baru perlu mendapat gambaran yang jelas tentang sekolah yang bakal diterajuinya dengan membaca Buku Pengurusan Sekolah. Banyak maklumat terdapat di dalam buku tersebut. Anda mesti rajin membaca untuk memudahkan anda melaksanakan tugas. Ada kalanya pengetua selalu sangat bertanya orang di bawahnya sehingga mereka berasa rimas dengan anda. Banyak yang disoal itu ada di dalam buku tersebut. Bina kredibiliti anda melalui pembacaan. Pengetua yang baru perlu beri perhatian terhadap pesanan PPD. Pesanan itu adalah hasil pemerhatian yang lama PPD terhadap sekolah itu. Jadikan diri anda orang harapan PPD. Waktu ini anda perlu menjadi pendengar yang baik. Jangan sekali-kail ceritakan apakah rancangan terhadap sekolah baru itu.

Sebelum melangkah masuk ke sekolah baru, saya telah berjaya memperolehi panduan daripada pengetua lama, rakan-rakan setugas dan Pegawai Pelajaran Daerah. Inilah kejayaan awal dari aspek komunikasi untuk memimpin sekolah yang baru. Saya telah bina hubungan kerja dengan PPD. Saya berjaya mengetahui arah tuju yang hendak dibawa setelah membaca buku pengurusan sekolah. Moto, visi, target peperiksaan dan matlamat jangka panjang semuanya telah saya fahami. Saya berjaya menjimatkan masa dengan cara melakukan “Enviromental Scaning” sebelum melangkah masuk. Saya menanti hari pengetua lama menyerahkan baton kepada saya.


INTERAKSI HARI PERTAMA

Sering kali pengetua baru lambat mengingati nama semua guru dan staf sokongan. Pengetua mengambil masa berbulan-bulan untuk mengingati nama pegawainya yang ramai itu. Kelemahan ini sering menimbulkan kekeliruan hingga berlaku masalah komunikasi. Pengetua sepatutnya dapat mengingati nama semua guru dan staf sokongan secepat mungkin. Ini adalah strategi keberkesanan komunikasi. Mengingat nama dan seterusnya menyebut nama apabila bersua dan berkomunikasi boleh memberi kesan positif yang mendalam. Terdapat beberapa pandangan tentang kepentingan menyebut nama seseorang apabila berbicara. Leonard M.S. Yong dan Karen mengatakan pujian guru dengan menyebut nama pelajar terhadap pendapat atau jawapannya memberi kesan motivasi yang mendalam. Astrid French mengatakan jika kita ingin memaksimakan minat dan maklum balas peserta lain terhadap ucapan atau perbincangan, satu daripada strateginya ialah dengan menyebut nama mereka yang terlibat di awal perbincangan itu. Saya mahu mengelakkan masalah itu. Saya bertekad mahu mengingati nama semua guru dan staf sokongan secepat mungkin.

1 Mac 2005 adalah hari pertama saya memikul tanggung jawab sebagai pengetua ABS. Sebaik melangkah masuk ke pejabat, saya disambut oleh Puan Fatimah, Guru Penolong Kanan. Beliau memperkenalkan Yahya bin Awang, Guru Penolong Kanan HEM. Sewaktu berada di bilik pengetua tiba-tiba Wan Suzana datang menyerahkan sebeban surat masuk. Saya meminta Puan Fatimah memandu saya menentukan siapa yang patut melaksanakan tindakan susulan terhadap surat itu. Saya mahu mengunakan masa seminggu ini untuk membiasakan diri dengan guru, staf sokongan dan meneliti perjalanan persekolahan.

Saya dipandu oleh Yahya Awang melawat kawasan sekolah. Saya berjumpa dengan Ustaz Rahman dan Azhar ketika melawat asrama. Mereka berdua adalah warden asrama. Mahadi ialah Setiausaha Displin. Dia menunjukkan sistem fail merit-demerit. Fail dan maklumat tersusun rapi. Norliza Mat Ali ialah penolong setiausaha displin. Norliza kata di sekolah ini ada tiga orang bernama Norliza iaitu Norliza bt. Mat Ali, Norliza bt. Mohd Amin dan Norliza bt. Hamzah. Saya berbual dengan Halim yang bercermin mata. Dia gunakan program SSS untuk buat jadual waktu. Pakcik Samsudin ialah pengusaha kantin. Pakai kopiah putih, cakapnya lembut dan mukanya bersih. Nampak mudah dibawa berbincang. Pn. Choong Yeat Ching ialah guru sains. Dia mengajar tingkatan 3. Tugas tambahannya ialah Bendahari PIBG. Beliau sangat cocok memakai baju kurung. Che Adenam selalu mengambil gambar. Mokhtar tinggal di Taman Temerloh Jaya. Badannya kecil dan agak kurus tidak seperti Azhar. Hishamudin ialah guru Kaunseling. Kulitnya putih dan pakai songkok hitam. Hazlina mengajar Pengajian Am tingkatan 6 atas. Ruhani pakai cermin mata megajar geografi tingkatan 3 dan 2. Halimatun mengajar Matematik Tambahan tingkatan 4 dan 5. Norsiah yang bersuara serak, mudah diingati.

Jam 1.40 petang saya adakan pertemuan dengan guru dan staf sokongan di dewan kuliah. Mula-mula saya terangkan arah tuju yang hendak dibawa berdasarkan visi, moto sekolah, matlamat dan target sekolah. Seterusnya saya meminta semua GPK membentangkan kemajuan tugas masing-masing.

Hari pertama bagi seorang pengetua sungguh mendebarkan. Apakah yang perlu dilakukan? Tentu pengetua ingin melawat kawasan sekolah. Ajaklah salah seorang Guru Penolong Kanan menemani anda. GPK akan memandu pengetua melihat bangunan secara sepintas lalu. Jika ternampak keganjilan seperti perabut rosak, rumput yang panjang atau permukaan lantai yang comot jangan cepat memberi komen. Simpan dahulu perkara buruk yang anda lihat itu. Jangan timbulkan kesukaran atau serba salah kepada GPK yang memandu anda. Pengetua boleh meninjau lagi esok atau lusa. Ajak GPK melawat bilik guru dan bertegur sapalah dengan guru yang ada di situ. Jika anda mampu cuba camkan nama guru dan orangnya agar anda boleh menyebut namanya bila berjumpa lagi. Ini adalah cara mendekatkan diri dengan guru.

Tempat yang patut dilawati pada hari pertama ialah kantin. Di sini adalah tempat tumpuan pelajar sewaktu rehat. Minta GPK memperkenalkan anda dengan pengusaha kantin. Langkah ini adalah permulaan untuk membina hubungan interpersonal.

Pada hari pertama semua mata mahu memandang pengetua. Oleh itu gaya diri bermula daripada pakaian, muka, rambut hingga ke kaki mesti sesuai. Penampilan harus kelihatan kemas dan segak. Penampilan “first imprassion” sangat memberi kesan. Berikan senyuman setiap kali bertemu dengan guru dan murid. Balaslah salam dan ucap selamat dengan jelas dan pada masa yang sama pandanglah muka mereka.

Aturkan pertemuan ringkas dengan semua guru dan staf sokongan. Mereka ingin berkenalan dengan ketuanya. Mereka ingin tahu sejarah perkhidmatan, pelajaran dan sedikit maklumat keluarga anda. Guru berminat mengetahui pendirian dan kewibawaan pengetua. Ucapan pada kali pertama harus disediakan awal-awal lagi. Elakkan daripada bercerita banyak fasal keluarga sendiri. Ada segelintir pengetua baru cuba menceritakan tentang anaknya yang cemerlang dan belajar di tempat ternama. Menceritakan maklumat yang tidak diminta itu menyebabkan orang berasa meluat. Elakkan daripada memberi komen tentang kelemahan di sekolah baru ini. Berikan pujian dan tunjukkan bahawa anda berminat berkhidmat di sekolah ini.

Pengetua perlu mengenali guru dan staf sokongan dengan giatnya. Cuba kaitkan nama guru dengan tugas khas serta pelajaran yang diajarnya. Dapatkan senarai nama pegawai. Tuliskan maklumat yang diperolehi daripada pertemuan itu di dalam folio khas. Pengetua yang ramah berbual sudah mula mengumpulkan maklumat tentang kerja pegawai di bawahnya. Perbualan tentang kegiatan kokurikulum yang dikendalikan oleh guru adalah antara tajuk yang patut diberi keutamaan.

Penegtua perlu terapkan sikap mesra semasa berbual. Komunikasi adalah tugas utama seorang pengetua. Oleh itu pengetua harus bersedia menghadapinya dengan bijak. Banyak kejayaan dan kegagalan terletak pada keberkesanan komunikasi pengetuanya. Seorang pengetua yang aktif dalam kegiatan kokurikulum sewaktu di bangku sekolah dahulu sangat membantu memahami tugasnya masa kini.

3 comments:

  1. Perkongsian pengalaman yang menarik. Cikgu cepat menguasai ilmu mentadbir. Tahniah!

    ReplyDelete
  2. Tahniah. Kita perlukan lebih banyak perkongsian begini untuk melengkapkan pakej pengetua novis dan pengetua 'seasoned' pun. Permulaan yang bakal hebat.

    ReplyDelete
  3. Tahniah.Cikgu sudah membuktikan telah berjaya mewujudkan budaya sekolah yang berkesan di ABS. ABS terus mengekalkan reputasi sebagai sekolah disegani di daeerah Temerloh

    ReplyDelete